Viele Unternehmer führen ein CRM ein, weil Ordnung fehlt.
Kontakte sind verstreut, Gespräche nicht dokumentiert, der Überblick geht verloren. Ein CRM soll Struktur schaffen.
Nach der Einführung zeigt sich oft Ernüchterung.
Das System ist da, wird aber kaum genutzt oder nur widerwillig gepflegt. Die erhoffte Wirkung bleibt aus.
Das Problem liegt selten im Tool.
Es liegt in der fehlenden Vertriebslogik.
Warum CRMs oft zu früh eingeführt werden
Ein CRM wirkt wie eine Lösung für Chaos.
Also wird es eingeführt, bevor klar ist, was eigentlich abgebildet werden soll.
Typische Ausgangslagen:
- unklare Verkaufsprozesse
- unterschiedliche Gesprächsverläufe
- keine einheitlichen Kriterien
- Bauchgefühl statt Struktur
Das CRM bekommt dann die Aufgabe, Ordnung zu schaffen, wo nie Klarheit war.
Ein CRM bildet Prozesse ab, es erfindet sie nicht
Ein CRM ist kein Strategieinstrument.
Es kann nur das abbilden, was vorher definiert wurde.
Wenn nicht klar ist:
- wann ein Lead relevant ist
- wann ein Gespräch sinnvoll ist
- wann ein Kontakt aussortiert wird
kann das CRM keine sinnvollen Phasen darstellen.
Das Ergebnis ist ein komplexes System mit wenig Aussagekraft.
Warum die Pipeline oft das Problem ist
Viele CRM-Pipelines bestehen aus Phasen wie:
- Lead
- Kontakt aufgenommen
- Angebot gesendet
- Abschluss
Diese Phasen sagen wenig darüber aus, wie Entscheidungen tatsächlich entstehen.
Sie beschreiben Aktivität, nicht Reife.
Ohne Vertriebslogik wird die Pipeline zur Ablage für Hoffnung.
Vertriebslogik vor CRM-Logik
Bevor ein CRM eingerichtet wird, braucht es Antworten auf einfache Fragen:
- Wann lohnt sich ein Gespräch?
- Welche Kriterien machen einen Kontakt interessant?
- Welche Einwände treten typischerweise auf?
- Wann ist ein Nein sinnvoll?
Erst wenn diese Fragen geklärt sind, kann ein CRM sinnvoll strukturiert werden.
Warum CRM-Projekte oft scheitern
Viele CRM-Einführungen scheitern nicht technisch, sondern mental.
Häufige Gründe:
- zu viele Felder
- zu viele Phasen
- zu viele Pflichtangaben
- keine klare Priorisierung
Das CRM wird als Belastung empfunden, nicht als Unterstützung.
Die Rolle der Vorqualifizierung
Vorqualifizierung ist die Brücke zwischen Marketing und Vertrieb.
Ohne sie fehlt dem CRM der Filter.
Ein CRM ohne Vorqualifizierung:
- wird überfüllt
- verliert an Aussagekraft
- erzeugt Pflegeaufwand
Vorqualifizierung entscheidet, wer überhaupt ins System gehört.
Wie ein CRM mit Vertriebslogik aussieht
Ein sinnvolles CRM:
- kennt klare Kriterien für Statuswechsel
- trennt Leads von Interessenten
- zeigt, wo Entscheidungen stocken
- macht Fortschritt sichtbar
Es ist schlank, nicht komplex.
Warum weniger Funktionen oft mehr bringen
Viele Unternehmer wählen CRMs mit möglichst vielen Funktionen.
Doch Funktionsvielfalt ersetzt keine Klarheit.
Ein einfaches CRM mit klarer Logik:
- wird genutzt
- bleibt aktuell
- liefert bessere Entscheidungen
Komplexe Systeme ohne Logik werden ignoriert.
Der richtige Zeitpunkt für ein CRM
Ein CRM ist sinnvoll, wenn:
- der Vertriebsprozess grob klar ist
- Vorqualifizierung definiert wurde
- Gespräche wiederkehrenden Mustern folgen
Wer das CRM davor einführt, baut auf Sand.
Fazit: Erst denken, dann digitalisieren
Ein CRM ist kein Ordnungszauber.
Es verstärkt, was bereits existiert.
Ohne Vertriebslogik wird es zum Eigentor.
Mit klarer Logik wird es zum Hebel.
Unternehmer, die zuerst Klarheit schaffen:
- sparen Zeit
- vermeiden Frust
- nutzen ihr CRM wirklich
Digitalisierung ohne Denkstruktur ist Verwaltung.
Mit Struktur wird sie Wirkung.
