Vertrieb mit KI ist für Frank Mohr kein Buzzword, sondern ein konkreter Hebel für mittelständische Unternehmen mit Schwerpunkt Vertrieb und Service. Grundlage seiner Arbeit sind jahrzehntelange Erfahrung in Vertrieb, Führung, Prozessoptimierung und Change Management. Im Interview spricht er darüber, warum Vertrieb im Mittelstand oft nicht an den Menschen scheitert, sondern am System, wie Strategie, Prozesse und KI zusammenwirken, und was Geschäftsführer konkret tun können, um ihren Vertrieb wieder planbar zu machen.
Vertrieb im Mittelstand, warum er oft scheitert
Viele Vertriebler arbeiten hart, aber trotzdem bleibt der Erfolg aus. Was ist deiner Erfahrung nach der häufigste Grund, warum Vertrieb im Mittelstand nicht funktioniert, obwohl alle Beteiligten eigentlich wollen?
Vertrieb scheitert selten an den Menschen. Vertrieb scheitert oft an den Rahmenbedingungen. Wenn gute Verkäufer schlechte Ergebnisse liefern, schaue ich zuerst auf den Prozess und nicht auf den Menschen.
Die meisten Geschäftsführer glauben, ihr Vertriebsteam arbeitet nicht genug. Meine Erfahrung aus fast zwei Jahrzehnten als Vertriebstrainer und Strategieberater zeigt etwas anderes. Die Menschen arbeiten oft sehr hart. Sie arbeiten nur im falschen System.
Viele Vertriebsmitarbeiter verbringen heute mehr Zeit mit CRM-Eingaben, Reportings und internen Abstimmungen als mit dem, was wirklich Umsatz bringt, Gespräche mit Kunden. Gleichzeitig werden sie an Kennzahlen gemessen, die häufig mehr der internen Steuerung dienen als dem eigentlichen Vertrieb.
Dazu kommt, dass in vielen mittelständischen Unternehmen eine klare Vertriebsstrategie fehlt. Jeder macht Vertrieb ein wenig anders, Prozesse sind historisch gewachsen und Automatisierung findet kaum statt. Dann höre ich oft den Satz. „Meine Mannschaft bringt keine Leistung mehr. Machen Sie mal einen halben Tag Training.“ Das greift viel zu kurz. Ein Training macht aus einem schlechten Vertriebsprozess keinen guten. Schon gar nicht so ein Feuerwehr-Training, das nur einen halben Tag dauert. Das ist ein Tropfen auf den heißen Stein.
Erfolgreiche Unternehmen schaffen klare Vertriebsprozesse, reduzieren unnötige Büroarbeit und automatisieren alles, was keine persönliche Beziehung zum Kunden braucht. Dadurch entsteht wieder Zeit für das Wesentliche. Denn Geschäfte entstehen nicht durch Excel-Tabellen, sondern durch Vertrauen zwischen Menschen. Wenn das System stimmt, werden Vertrieb, Führung und Ergebnisse wieder planbar.
Vertrieb mit KI, Strategie und Prozesse verbunden
Du verbindest Prozessoptimierung, Vertriebsstrategie und KI-Management. Wie hängen diese drei Bereiche in der Praxis zusammen, und was passiert, wenn einer davon fehlt?
Ich sehe diese drei Bereiche wie einen Hocker mit drei Beinen. Fehlt ein Bein, wird das ganze Konstrukt instabil.
Die Vertriebsstrategie legt fest, wohin das Unternehmen will und welche Kunden es gewinnen möchte. Die Prozesse sorgen dafür, dass dieser Weg jeden Tag nachvollziehbar funktioniert. Und KI unterstützt diese Prozesse dort, wo Routinen Zeit binden.
Fehlt die Strategie, arbeiten alle fleißig, aber oft in unterschiedliche Richtungen. Fehlen die Prozesse, entsteht Chaos, weil jeder Vertrieb anders arbeitet. Und fehlt die KI, ist das heute kein Beinbruch. Dann bleibt einfach viel Potenzial liegen. Kritisch wird es erst, wenn Unternehmen mit KI starten, bevor Strategie und Prozesse sauber stehen. Dann beschleunigt KI nur das Durcheinander. Deshalb beginne ich immer mit der Analyse und den Prozessen. Erst wenn klar ist, wie ein Unternehmen arbeitet und wohin es will, ergibt der Einsatz von KI wirklich Sinn.
KI im Vertrieb praktisch nutzen
KI im Vertrieb, Buzzword oder echter Hebel? Was können mittelständische Unternehmen heute schon konkret damit anfangen, ohne IT-Abteilung und großes Budget?
Für mich ist KI weder ein Buzzword noch eine Wunderwaffe. Sie ist ein Werkzeug. Und wie bei jedem Werkzeug entscheidet nicht die Technik über den Erfolg, sondern wie sinnvoll sie eingesetzt wird. Genau das beschreibt, warum Vertrieb mit KI für mittelständische Unternehmen heute so relevant ist.
Ich stelle Geschäftsführern gerne eine einfache Frage. Stellen Sie sich vor, Sie hätten früher eine Kohlenhandlung betrieben und Ihre Mitarbeiter würden die Kohlen mit Handkarren ausliefern. Dann kommt der Lastwagen auf den Markt. Er liefert schneller, die Mitarbeiter schaffen mehr Kunden am Tag, können unterwegs noch Zusatzgeschäfte machen und der Lastwagen bezahlt sich innerhalb eines Jahres selbst. Würden Sie investieren? Die meisten beantworten diese Frage sofort mit Ja. Genau das ist heute die Situation mit KI.
Auch und gerade mittelständische Unternehmen können heute ohne große IT-Abteilung sehr viel erreichen. Ob die Automatisierung der CRM-Dokumentation, die Angebotsvorbereitung, oder die Gesprächszusammenfassungen und Vorqualifizierung von Anfragen, jede Minute, die ein Vertriebsmitarbeiter mit wiederkehrenden Verwaltungsprozessen verbringt, gewinnt er für den Kunden zurück.
Der größte Irrtum ist, dass KI Verkäufer ersetzt oder Personal überflüssig macht. Das Gegenteil ist der Fall. Gute KI unterstützt die Mitarbeiter und entlastet eine Personaldecke, die in vielen Unternehmen ohnehin schon sehr angespannt ist.
Ich habe für ein Unternehmen ein KI-Projekt entwickelt, das aufgrund von Demografie und Elternzeiten drohende personelle Engpässe auffangen sollte. Durch den gezielten Einsatz von KI konnte ein wesentlicher Teil eines Prozesses übernommen werden. Die Qualität blieb erhalten, die Investition amortisierte sich nach rund 17 Monaten und danach entstand ein jährlicher wirtschaftlicher Nutzen von rund einer halben Million Euro. Das zeigt, KI ist kein Selbstzweck. Sie muss einen konkreten unternehmerischen Nutzen schaffen.
Klarheit statt Chaos im Vertrieb
Du arbeitest mit dem Begriff Übersichtlichkeit, Vertrieb soll wieder planbar und überschaubar werden. Was bringt Vertriebsprozesse überhaupt erst ins Chaos, und wie schaffst du wieder Struktur?
Übersichtlichkeit ist ein guter Begriff. Ich spreche allerdings lieber von Klarheit. Denn nur wenn Klarheit über Ziele, Prozesse und Verantwortlichkeiten herrscht, wird Vertrieb planbar.
Vertriebsprozesse geraten selten von heute auf morgen ins Chaos. Sie wachsen über Jahre. Neue Tools kommen dazu, neue Regeln, neue Ausnahmen. Jeder entwickelt seine eigene Arbeitsweise und irgendwann weiß niemand mehr, warum bestimmte Dinge überhaupt so gemacht werden.
Deshalb beginne ich nicht damit, sofort etwas zu verändern. Ich schaue mir zuerst an, wie der Vertrieb heute tatsächlich arbeitet. Nicht auf dem Papier, sondern im Alltag. Ich lasse mir die Abläufe zeigen, dokumentiere sie und stelle viele Fragen. Oft ist das fast schon detektivische Arbeit.
Erst wenn die Prozesse sichtbar sind, lassen sie sich vereinfachen, standardisieren und dort automatisieren, wo es sinnvoll ist. Das Ergebnis sieht man intern an besseren Kennzahlen. Der Kunde merkt davon meist gar nichts bewusst. Er erlebt einfach einen Vertrieb, der mehr Zeit hat, besser vorbereitet ist und sich wieder stärker auf ihn konzentrieren kann. Dabei gilt immer, man kann nur verbessern, was man vorher verstanden hat.
Größter Lernmoment in der Karriere
Was war dein größter persönlicher Lernmoment im Bereich Vertrieb oder Unternehmensführung, der Moment, der deine Sichtweise wirklich verändert hat?
Einen einzelnen Schlüsselmoment gab es bei mir nicht. Es war ein ständiger Lernprozess. Jede Veränderung am Markt, jedes Projekt und jeder Kunde haben mir eine neue Sichtweise mitgegeben. Und auch viele Mentoren haben mich auf diesem Weg begleitet. Das nennt man Erfahrung und das ist gelebtes Wissen.
Die wichtigste Erkenntnis daraus ist, wer glaubt, heute noch mit den Methoden von gestern erfolgreich zu sein, verliert den Anschluss. Märkte verändern sich, Kunden verändern sich und Technologien verändern sich. Deshalb gehört Lernen und Aufgeschlossenheit für mich einfach zum Unternehmertum dazu.
Ich habe mich schon immer gern technisch unterstützen lassen. Als viele noch ihren Papierkalender genutzt haben, hatte ich bereits einen Palm-Computer. Aber eines hat sich nie verändert. Nicht die Technik entscheidet über den Erfolg, sondern der Mensch, der sie sinnvoll einsetzt. Das gilt heute für KI genauso wie damals für die ersten digitalen Werkzeuge. Technologien verändern sich ständig. Die Verantwortung für gute Entscheidungen bleibt aber immer beim Menschen.
Wenn der Vertrieb erfolgreich ist, aber niemand weiß warum
Was würdest du einem Geschäftsführer raten, der merkt, dass sein Vertrieb irgendwie läuft, aber nie wirklich weiß, warum?
Wenn ein Geschäftsführer zu mir sagt, „Eigentlich läuft unser Vertrieb ganz gut, aber ich weiß nicht genau warum“, dann sage ich ihm klipp und klar, „Dann sind Sie aus meiner Sicht in Gefahr. Nicht, weil Ihr Vertrieb heute gut läuft, sondern weil Sie nicht wissen, warum er gut läuft. Denn nur was man versteht, kann man auch steuern.“
Mein erster Schritt ist deshalb immer, mir ein vollständiges Bild zu verschaffen. Ich spreche mit den beteiligten Mitarbeitern, analysiere Kennzahlen, dokumentiere die bestehenden Prozesse und beziehe, wenn nötig, auch die Sicht der Kunden mit ein. Ein bisschen wie bei einem Unfall. Jeder Beteiligte hat einen anderen Blickwinkel. Erst aus allen Perspektiven entsteht das Gesamtbild.
Mein Rat an Geschäftsführer lautet deshalb, arbeiten Sie am System und nicht nur im System. Wer ständig nur das Tagesgeschäft abarbeitet, verliert den Blick nach vorne.
Gerade heute gehört dazu auch, sich mit KI zu beschäftigen. Nicht nur, weil sie ein Trend ist, sondern weil sie Unternehmen sinnvoll entlasten und Prozesse verbessern kann. Aber genauso wichtig ist, sie mit einer klaren Strategie einzuführen. KI ist kein Experiment, das man einem Mitarbeiter mit den Worten „So, du machst jetzt mal KI“ übergibt. Sie braucht Verantwortung, klare Ziele und einen sauberen Rahmen. Wer Vertrieb mit KI ernsthaft und strategisch angeht, schafft die Grundlage für nachhaltigen Erfolg im Mittelstand.
